İŞ HAYATINDA BAŞARILI İLETİŞİM

İŞ HAYATINDA BAŞARILI İLETİŞİM

Duygu, düşünce aktarma yolundan çok daha fazlası, yaşamların paylaşılmasına imkan sağlayan iletişim iş yerinde de oldukça öncelikli bir konudur. Bu yazımda iletişimin temelleri ve iş hayatında sağlıklı iletişim oluşması için önemli olan bazı başlıklardan bahsetmek istedim.

İyi okumalar 🙂

İletişim Süreci

Verilmek istenen bir mesajın diğer kişilere ulaştırılması süreci iletişimi oluşturur. Bunun gerçekleşebilmesi için bir mesaj gönderici, bir mesaj alıcı ve bir de mesaj bulunmalıdır. Bu sürecin temel amacı mesajın başkalarına ulaştırılabilmesidir.

İletilmek istenen mesaj farklı biçimlerde olabilir. Bebeklik döneminden itibaren neredeyse hayatımızın tamamında sözlü iletim yolu kullanırız. Bu yolla istendik ve bilincimizle ölçüp tarttığımız mesajları gönderir ve karşı yanıt alırız. Henüz konuşma becerimiz yokken ise bu ihtiyacımızı işaret dili ile gideriyorduk. Yetişkinlikte de beden dili ve mimikler ayrı birer mesaj biçimi olarak görülebilir. Ancak bu biçim mesajların farkı çoğu zaman bilincinde olmadan, otomatik şekilde iletilmesidir. Bu yönüyle bazı zamanlarda sözlü mesajlardan daha bilgi verici olabilmektedir. İş hayatında yaygın olarak tercih edilen bir mesaj iletim yolu ise yazılı iletişim ile olur. Burada görev kapsamındaki bilgi somut ve yansız ifadelerle aktarılır.

İş hayatında iletişimin bilgi aktarmak dışında bazı fonksiyonları daha vardır. Bunlardan ilki, kontroldür. Örgüt ortamı belirli kuralları olan, resmi ve disiplin gerektiren bir dinamiğe sahiptir. Bu dinamizm içindeki aktarım faaliyetlerinin belirli sınırlar içinde yapılması çalışanların davranışını, sorumluluklarını ve iş tanımlarının korunmasını kontrol ettiğinden iş yerindeki otoritenin sağlanmasında etkili bir araçtır.

Diğer fonksiyon duygusal ifadedir. İş, çalışanların hayatını idame ettirebilecekleri imkanlara erişmek için yapılan bir faaliyet gibi görülse de yetişkin insanların günlerinin büyük çoğunluğunu geçirdikleri bir sosyal ortamdır aynı zamanda. İnsanın temel ihtiyaçlarından olan duygu paylaşımı örgütsel ortamda da temel ihtiyaçlar arasında kalmaya devam eder. Çalışma arkadaşlarıyla kurulan iletişim bu temel insani ihtiyacın giderilebilmesine hizmet eder. Grup üyeleri arasındaki duygu ifadesinin hem doğru iletişim kurmaya yardımı olur hem de gruba aidiyet ve bağlılığı güçlendirir. Bir diğer fonksiyon motivasyondur. İş hayatında durumlar her zaman olumlu ilerlemez. Karşılaşılan güçlüklerin aşılması için örgüt üyelerinin diğer üyeler veya üstleri tarafından umutlandırılması, çabalarını arttırmaları ve zorluklara tahammül edebilmeleri için motive edilmesi gereklidir. İşte burada yine iletişim devreye girer. İletişimin son fonksiyonu ise bilgidir. Mesaj iletiminin temel amacı bilgi aktarımıdır. İş hayatında karar verme sürecini kolaylaştırma ve seçenekler arasından doğru olanı tercih etme bakımından bilgiye erişimin önemi büyüktür.

Çalışma hayatında iletişimin bu fonksiyonlarının yeterli düzeyde kullanılması başarılı iletişim için önemlidir. Bu fonksiyonların her biri ayrı ayrı gereklidir ve biri diğerinden dana öncelikli değildir. Bu yüzden fonksiyonların dengeli kullanımına dikkat edilmesi örgüt içindeki huzurlu ve verimli çalışma ortamını sürdürme yönünde destekleyici bir faktördür. Motivasyon işlevli iletişime ağırlık verip çalışanların yüksek performans göstermesini beklemek eksik bir beklentidir. Evet, insan olarak bizler yapabileceğimize inananların olmasından güç alırız, bu noktada motivasyon işlevi kullanışlıdır. Diğer yandan yine insan olarak bizler sürekli mücadele etmekten tükenebilen canlılarız. Dolayısıyla motivasyon fonksiyonunun baskınlığı duygu paylaşım fonksiyonuna duyulan ihtiyacı arttırabilir. Söylemek istediğim ana fikir, iletişimin her fonksiyonunun belirli ölçüde ve çok yönlü olarak çalışma ortamında uygulanmasının gerekliliğidir.

İletişim Yönü

• Yukarıdan Aşağıya İletişim: İş yerindeki üst düzey çalışanlardan hiyerarşik olarak daha alt adımda bulunan çalışanlara yönelik iletişimdir. Genellikle talimat verme, kural değişikliği bildirme, geri bildirim verme gibi durumlarda yukarıdan aşağıya doğru bir mesaj iletimi vardır. Bu yöndeki iletişimin başarılı olması için bildirilen durumun yani iletilen mesajın altında yatan nedeninin de mesaja dahil edilmesi gerekir. Böylece aktarılan bilginin mantığını anlayarak, bildirilen yeni değişimin yaratacağı kaygıyı azaltmış ve değişim motivasyonunu arttırmış oluruz.
• Aşağıdan Yukarıya İletişim: Örgütteki üyelerden üst düzey yetkililere doğru ilerleyen mesaj iletimidir. İş yerindeki görev adımlarını, gelişmeleri bildirmek, bir istek veya şikayetin paylaşılması gibi haller bu iletişim yönünde yer alır. Üst düzey yöneticiler üst düzey kararlar almak ve sorunlar çözmekle sorumlu olduğundan değerlendirmeye alacağı görüşün geçerli bir alt yapısı olmasını beklerler. Bu yöndeki mesajı iletirken sunduğunuz bilgiye destek olacak verilere yer vermek başarı olasılığını arttırır. Aşağıdan yukarıya iletişimi arttırabilmek için örgütlerde üyelerin şikayetlerini ve geliştirici görüşlerini sunabildikleri öneri ve şikayet sistemi, fikirlerin açıkça ifade edilemeyeceğinden endişe edilen durumlarda çalışan fikirlerini öğrenebilmek için anket çalışmaları, çalışan ve yönetici arasındaki iletişimde aracı konumda olan kişilere ihtiyaç duymadan önemli konuların doğrudan iletilebilmesi için açık kapı uygulaması, bir karar alınması gerektiğinde çalışanların görüşlerini dikkate olarak sonuçlandırabilmek ve memnuniyet kazanabilmek için demokratik katılımlı karar alma yöntemleri denenebilir. Tüm bu uygulamalar iş hayatında verimliliği arttırmaya yönelik politikalardır.
• Yatay İletişim: Aynı düzeyde yer alan üyeler arasındaki mesaj iletimidir. İş hayatında çalışma arkadaşlığı çok büyük önem taşır. Yatay iletişim içinde olduğumuz kişiler iş yerinde değil iş dışındaki hayatta da arkadaş olarak görülebilir. Yatay iletişimde dikkat edilmesi gereken nokta iş yerindeki disiplin ve iş tanımının gerektirdiği çerçevenin arkadaşlık ilişkisi ile bozulmaması gerektiğidir. Normalde kabul edilemeyecek davranışlar arkadaşlar için yumuşatılabilir. Ancak iş hayatında kabul edilemeyecek bir davranışın yumuşatılması örgüt için farklı yönlerden kayıplara neden olabileceği için çalışanın kariyerini olumsuz etkileyebilir. Yani yatay iletişim içinde olunan kişilerle olan ilişkide iş-iş dışı yaşantı ayrımına özen göstermesi beklenir.

İş Hayatında İletişim

İletişim Kanalları

İnsanın hayatının hemen her süresince sözlü ve bedensel iletişimi kullandığından bahsetmiştim. İş hayatında bu iletişim kanalları yine kullanılmakta olsa da daha ağırlıklı ve kişilerarası iletişimden farklı olarak kullanılan kanal yazılı iletişim kanalıdır.

Yazılı iletişim kanalında bildirge, mektup, faks, e-posta, broşür, duyuru panosu gibi araçlar yer alır. Yazılı mesaj içeren bu araçların kaydedilmesi, saklanması, doğrulanması daha kolaydır. Verilmek istenen mesajın kurallı ve açık bir cümle haline getirilmesi mesajın doğru şekilde alınmasını ve yorumlanmasını sağlamasına karşın zaman alıcı bir işlem olması yazılı mesajın dezavantajlı yanıdır.

İş hayatında yer alan bir diğer iletişim kanalı fısıltı gazetesi olarak adlandırılan, üyeler arasında üstü örtülü şekilde konuşulan söylentileri içeren informel iletişim yoludur. Günlük hayatta dedikodu dediğimiz kulaktan kulağa aktarılan ve açıkça ifade edilmeyen mesaj aktarımı, iş ortamında ise fısıltı gazetesi olarak karşımıza çıkar. İş yerinde yapılacak değişiklikler, çalışanların iş durumları, üst düzey yöneticilerin kararları bu şekildeki iletişim yoluyla küçük gruplarda değerlendirilir.

Fısıltı gazetesi çoğu zaman yöneticilerin farkında olmadığı ve dolayısıyla kontrol edemediği bir iletim yoludur. Fısıltıyı başlatan kaynağın netleşememesi ve büyük ölçüde kaynak kişinin yaydığı söylentinin o kişinin çıkarıyla bağlantılı olması iş ortamında problem oluşturabilir. Çalışanların bu yolla iletilen bilgileri, yukarıdan aşağıya doğru iletilen bilgilere göre daha güvenilir bulması da bir diğer sorundur. Bu sorunların büyüyüp örgüt kültürünü bozmaması için (1) söylenti çıkan konuyla ilgili bilginin doğrusunu aktarmak, (2) adaletsizlik algısı oluşturabilecek kararların yöneticilerin kendisi tarafından iletilmesi, (3) yöneticilerin söylentilere öfkeli, cezalandırıcı veya küçümseyici şekilde tepki vermemesi ve (4) üyelerin üstleriyle düşünce paylaşımı yapabileceği bir fikir ortamı yaratılması önerilir.

Başarılı İletişime Engeller

• AŞIRI BİLGİ YÜKLEMESİ YAPMA: Verilmek istenen mesajın hızlı ulaşması için en net ve öz haliyle aktarılması önerilir. İletişim yönü hangisi olursa olsun gereğinden fazla bilgi içeren mesajlar alıcı için fazla zihinsel yük demektir. Bilgiyi anlamlandırmak, yorumlamak, uygulamak ve geri bildirim sağlamak için gereken kapasitemiz sonsuz değildir. Aşırı bilgi aktarmak sınırlı kapasitenin fazla yüklenmesine ve bazı bilgilerin taşmasına, gözden kaçırılmasına sebebiyet verir. Bu da iş hayatında işlerin aksamasına, hatalı işlemler yapılmasına yol açar. Ayrıca çalışanlar için de zihinsel bir yorgunluk oluşturacağından görev memnuniyeti ile çalışma istekliliğinin düşmesine de zemin hazırlayabilir.
• FİLTRELİ AKTARIM: Bazı bilgilerin aktarılması zordur. Özellikle başarısız sonuçların, aksiliklerin, hataların bir üst düzey çalışana bildirilmesi üyeler için kaygılı anlar demektir. Böyle zamanlarda bilgiyi ileten üyeler duruma dair bazı detayları söylemekten kaçınma eğilimi gösterebilir. ‘Nasılsa öğrenir’ tarzı düşünme, sistemin devamı için daha fazla soruna yol açabilir. Ya da bazı bilgiler kişisel çıkarlara göre aktarılabilir. Yalnızca duyulmak istenen gelişmelerin, yöneticiyi memnun edecek haberlerin iletilmesi de mesajın filtrelenmiş şekilde aktarılmasına bir örnektir.
• DİL: Sözlü ve yazılı iletişimde mesajın ileticisi dildir. Çalışanların anlaşabileceği ortak bir dil olması iş hayatında zaruridir. Çok kültürlü ortamlarda farklı dillerin yer alması örgüt için kıymetli olsa da resmi prosedürlerin tamamlanması için tercih edilen bir dil olmalıdır. Farklı yaş grubu ve cinsiyetlerin de konuşma dilinde farklı dil özellikleri olabilir. Örneğin, erkeklerin daha somut ve keskin ifadelerle kendini anlatması kadın çalışanlar tarafından emir verici üslup olarak görülebilir. Kadınların ise daha empatik bir dil kullanması erkek çalışanlar tarafından otoriteden uzak bir dil olarak algılanıp görevler için sınırların esneyebileceği algısını oluşturabilir. Yaş bakımından daha genç üyelerin kullandığı kısaltmalar veya terimlerin güncelleşmiş halleri daha ileri yaştaki üyeler tarafından anlaşılamayabilir. Günümüzde iş ortamında yabancı kelimelerin yaygınlaştığı göze çarpmaktadır. Check etmek, update etmek, deadline vermek gibi İngilizce-Türkçe dillerinden türeyen melez ifadeler iletişim açısından anlam karmaşasına sebep olabilir.
• SESSİZLİK: Konuşma esnasında sessiz kalınması konuşmanın bitmesi yönündeki isteği, yazılı mesaja sessiz kalınması da uygun bir cevap oluşturulamadığı anlamlarını verebilir. İş yerindeki sessizliğin yönetici tarafından sergileniyor oluşu çalışanlar açısından ‘önemli bir sorun var’ algısı yaratabilir. Bu da iş yerindeki tedirginliği ve stresi yükseltir. Çalışanlar arasındaki sessizlik sosyal anlamda bir gerginlik oluşturacağı gibi iş ağındaki iletişim kopukluğuna da kaynak oluşturur. Çalışanların yöneticilere karşı sessiz kalmaları yöneticinin iş ortamındaki atmosferin havasını soluyamamasına neden olur. Gelişmelerin takip edilememesi, çalışan memnuniyetinin korunamaması iş yerinde mobbing, kötüye kullanım, hak ihlali, ayrımcılık gibi istenmeyen durumların üstünün kapalı kalmasını da doğurur.
• DUYGUSAL TEPKİ: Duygularımız dünyayı yorumlayışımızı etkileme gücüne sahiptir. Kötü niyetle söylenmemiş sözler sinirli anında olan bir kişi için kendisine yönelik tehdit gibi yorumlanabilir. Ya da duygusala açıdan hassas zamanlarda, alınan geri bildirim kişiliğine yönelik bir eleştiri gibi görülerek kötü hissettirebilir. Duyguların yoğunlaştığı kriz süreçlerinde gerçekçi ve tarafsız bakış açısını koruyarak iletişimin doğru aktarılmasını ve yorumlanmasını sağlayarak krizin üstesinden gelme ihtimalini arttırır.
• BİREYSEL ETKENLER: Bazı kişiler iletişim konusunda kendini rahat hissetmeyebilir. Bu kişiler eleştirileceği, yargılanacağı, yetersiz görüleceği korkularıyla fazlaca meşgul olur. Bu meşguliyet sosyal ortamlarda ve iş hayatında iletişimi doğru yürütememeye ve bu sebeple de iletişimden kaçınmaya kapı aralar. Böyle olma ihtimali düşünülen iş arkadaşları veya çalışanlar için cesaretlendirici, girişimi destekleyici tavır çok yardımcı olacaktır. Ek olarak, psikolojik destek imkanı sağlayarak da yardımcı olunabilir.