İK Nedir?
İnsan Kaynakları, sanırım her şirketin, kurumun ve kuruluşun en kafa karıştırıcı departmanı olabilir- herkes IK’nın ne kadar önemli olduğunu söyler ancak çok az çalışan IK’nın önemi hakkında bilgi sahibidir. En basit ifadeyle İK; çalışanın yaşam döngüsünü yönetmek, yeni çalışanları işe almak, eğitmek, işten çıkarmak ve çalışanlara sağlanan faydaları yönetmekten sorumlu insanların bir araya gelmesiyle oluşmuş bir departmandır.
Yazımın devamında; çalışanların, şirketlerin veya kurumların ihtiyaçlarını karşılamak için İnsan Kaynakları departmanının neler yaptığına ya da yapması gerektiğine ilişkin derin ve kanıtlanmış bilgileri bulacaksınız. Ayrıca bu yazıyı okurken sahip olduğunuz, çalıştığınız ya da ileride çalışacağınız şirketin veya kurumun başarılı ve faydalı bir İK departmanına sahip olup olmadığından emin olmak için bazı ip uçları ile karşılaşacaksınız.
Peki İnsan Kaynakları Ne Yapar?
İşleri sağlıklı bir şekilde yürüten bir İnsan Kaynakları departmanı, bir şirketin ve kurumun büyümesine çok önemli katkılarda bulunur. İşini düzenli olarak iyi yapan bir İnsan Kaynakları departmanı ile yılda yalnızca birkaç kez ve basit bir konuda iş yapmak için için ortaya çıkan İK departmanları arasında devasa farklar vardır. Bugün, herhangi bir çalışana İK departmanının ne olduğunu sorduğunuzda, işin en rahatsız edici yönleriyle ilgilenen departmanlardan biri olduğu yanıtı alacağınızdan hiç şüpheniz olmasın. Çalışanların bir kısmı için İK, işe alım ve işten çıkarmalar demek. Amma velakin gerçek şu ki; insan kaynakları, çalışanları desteklemek için vardır. Kelimenin tam anlamıyla ‘’İnsanlar için bir Kaynaktır.’’
Şimdi hep birlikte İnsan Kaynaklarının her gün tamamlamakla meşgul olduğu görevlerden bazılarına bakalım:
Adayların İşe Alımı
İnsan Kaynakları, bir şirketin, kurumun ya da kuruluşun ihtiyaçlarını en doğru şekilde anlamalı ve yeni pozisyonlar için işe alım yaparken bu ihtiyaçların en faydalı olacak şekilde karşılandığından emin olmalıdır. Çünkü bu, herhangi bir iş arama sitesinde iş ilanı oluşturmak ya da o sitelere reklam vermek kadar basit bir şey değildir. Bunun için pazarı iyi analiz etmeniz, ilgili paydaşlarla fikir alışverişinde bulunmanız ve bütçeleri doğru yönetmeniz gerekmektedir.
Ardından ilgili pozisyona ve role uygun personel arayışı ilan edildikten sonra, doğru adayların ilgisini çekip, başvuru alınmasını sağlamak için daha fazla araştırma yapılması gerekir. İşe alım, çok büyük ve maliyetli bir girişimdir. Doğru aday, tüm bir organizasyonu yeniden canlandırabilir veya yanlış aday her şeyi alt üst edebilir.
Doğru Adayların İşe Alınması ve Sonrası
İnsan kaynakları departmanı, işe alım görüşmelerini düzenlemek, işe alım çalışmalarını koordine etmek ve yeni çalışanları işe almaktan sorumludur. Ayrıca, birinin işe alınmasıyla ilgili tüm evrakların doğru ve eksiksiz doldurulduğundan ve ilk gün başta olmak üzere sonraki günler de dahil her şeyin başarılı bir şekilde yönlendirildiğinden ve yönetildiğinden emin olmaktan da sorumludur.
Bordro İşlemleri
Bordro işlemleri birçok kişi sevimsiz işler bütünü olarak görülmektedir, tabi ki İK departmanında çalışanlar hariç. Her maaş hesaplaması yapıldığında, hesaplanmış vergiler ve toplanan saatler bir dağ gibi tüm heybetiyle orada durur ve bunlar bir maaşın olmazsa olmazlarıdır. Yılın belli dönemlerinde giderlerin geri ödenmesi, zamların ve ikramiyelerin de eklenmesi gerekir. Yılda yalnızca bir kez vergi ödemenin bile uğraştırıcı bir iş olduğunu düşünüyorsanız, İnsan Kaynaklarında olmanın nasıl bir şey olduğunu hayal edin ve bu işlerin her maaş döneminde uygun şekilde düşüldüğünden ve en doğru biçimde yapıldığından emin olun.
Gerektiğinde Disiplin Cezalarının Uygulanması
Bu sorumluluk, İK’nın bazı çalışanların gözünde kötü bir üne sahip olmasının en önemli nedeni olabilir. Uygun olmayan şekilde yönetildiğinde ya da uygulandığında disiplin cezaları, değerli bir çalışanın kaybına yol açabilir ve hatta cezai işlem uygulanan kişinin davacı olduğu durumlarda itibar kaybına bile neden olabilir. Ancak uygun şekilde ele alındığında, disiplin cezası bir çalışanın daha da başarılı olmasıyla da sonuçlanabilir. Örneğin işe devamlı olarak geç kalan bir personelin neden devamlı geç kaldığı araştırılabilir, gerekli çalışmalar yapılarak personelin bu sorunu çözülebilir ve daha verimli çalışması sağlanabilir.
Şirket Politikalarının Güncellenmesi
Organizasyon değiştikçe şirket politikalarının her yıl güncellenmesi veya en azından incelenmesi gerekir. Politikalarda resmi güncellemeler yapmak ve değişiklik önermek İK’nın görevidir. Bazen şirketin veya kurumun karşılaşılan durumlara yönelik bir politika güncellemesi yapması gerekebilir. İK her zaman bu kararlara dahil edilmeli ve IK’ya danışılmalıdır.
Çalışan Kayıtlarının Muhafaza Edilmesi
İK kayıtlarının tutulması kanunen zorunludur. Bu kayıtlar, işverenlerin işe alma sürecine yardımcı olması, demografik verileri analiz etmesi ve düzenlemelere uygun yeterliliklerin açıkça belirlemesine yardımcı olur. Ayrıca her bir çalışanın kişisel bilgilerini ve acil durum iletişim bilgilerini de içerir.
Fayda Analizlerinin Yönetilmesi
En yetenekli adayları veya çalışanları çekmeye çalışırken rekabetçi yapıyı korumak çok önemlidir. Gelecek vaat eden bir personel, kendisine daha faydalı, daha cazip gördüğü ve daha az maaş veren farklı bir şirketi de seçebilir. İK, faydalarının uyumlu olup olmadığını görmek ve kıyaslamak için benzer şirketleri rutin olarak araştırmalıdır.
İK, Çalışanları Nasıl Destekliyor?
İnsan Kaynakları, genellikle çalışanların gelişmesine yardımcı olmak için vardır. Sonuçta, çalışanlar herhangi bir şirket, kurum ve kuruluş için en büyük varlıktır. O halde, çalışanların refahlarını korumak son derece önemlidir. İşte İK, çalışanların duygusal ve kariyerleriyle ilgili ihtiyaçlarını desteklemek ve yardımcı olmak için vardır.
İnsan Kaynakları ile Ne Zaman İletişime Geçilmeli?
Çalışanlarla asla etkileşimde bulunmayan bir İK departmanı işini doğru düzgün yapmıyordur. Bir işe alım prosedürü geliştirirken, yeni çalışanlar İnsan Kaynaklarına ne zaman ulaşabilecekleri ve İK’nın sunabileceği yararlar ve kaynaklar konusunda mutlaka eğitilmelidir. İK departmanı, çalışanların kariyer gelişimlerini, rollerinin rahatlığını ve çalışanların sahip olabilecekleri diğer sorun ve sorumlulukları kontrol etmek için çalışanlarla düzenli olarak bire bir görüşmeler planlamalıdır. Bu sorumlulukları göz önünde bulundurarak, çalışanlar bu ve benzeri durumlarda İK departmanıyla iletişime geçerken kendilerini rahat hissetmelidirler.
En İyi İnsan Kaynakları Departmanını Oluşturmak
İnsan kaynakları departmanı, bir şirketin kültürüne büyük ölçüde katkıda bulunur. İnsan Kaynakları departmanı yetersizse, çalışanların cesareti kırılır, kariyerleri veya kişisel konular hakkında yardıma ihtiyaç duyduklarında, yardım talep etmek için İK’ya danışma olasılıkları azalır. Bununla birlikte, İnsan Kaynakları, çalışanların refahına gerçekten önem veriyorsa, bu İK kültürü açıklık, başarı ve büyüme getirecektir. Çalışanlarınızı daha da mutlu etmek mi istiyorsunuz? Onların karşısına, onları olumlu yönde motive edecek şeylerle çıkın.
