Her çalışana ait mutlaka bulunması gereken personel özlük dosyası İnsan Kaynakları Departmanının başlıca sorumlulukları arasındandır. Peki, personel özlük dosyası nedir ve neden bu kadar önemlidir? Şimdi bu sorulara değinelim;
İşletmeler, işe yeni başlayacak olan personelden bir dizi belge talep eder. Bu belgeler kurumdan kuruma birtakım farklılıklar gösterebilir. Personelin işe başlamasıyla birlikte teslim alınan bu belgeler, çalışanla ilgili her türlü özel bilgiyi içerir ve çalışmanın devam ettiği süre boyunca güncel halleriyle muhafaza edilmelidir. Söz konusu belgelerin tamamı, personelin özlük dosyasını oluşturur.
Kanuna göre, kurumların özlük dosyası tutmaları ve bu dosyaları güncel olarak muhafaza etmeleri zorunludur.
Personel Özlük Dosyası Neden Önemlidir?
Özlük dosyası bireye ait kişisel veriler, ıslak imza ve bordro gibi dokümanlar bulundurduğu için bireyin firmada çalıştığına dair ispat niteliği sağlamaktadır. Ayrıca özlük dosyasında bireyin çalışma süresindeki faaliyetlerini gösteren belgeler de bulunduğundan herhangi bir anlaşmazlık durumunda delil olarak sayılır.
Özlük dosyası tutulmaması durumdan firma idari para cezasıyla karşı karşıya kalabilir.
Her işe giren personelden işe girişte bazı evraklar istenir. Bu evraklar firmalara, çalışanın özelliğine ve işin niteliğine bağlı olarak değişebilse de temel olarak bazı evraklar personel dosyaları için olmazsa olmazdır. Bu evraklar şu şekildedir;
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- İkametgâh Belgesi
- Diploma fotokopisi
- Sağlık raporu
- Kan grubu kartı
- Adli sicil kaydı
- 2 adet resim
- Aile durumunu bildirir belge
- Askerlik durumunu gösteren belge
- İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
- SGK işe giriş bildirgesi
Çalışanların Özelliklerine göre Özlük Dosyalarına eklenmesi gereken evraklar vardır. Bunlar;
- Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
- Sakatlık indiriminden faydalanan çalışan için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
- Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
- Sakatlık indiriminden faydalanan çalışan için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
- Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli çalışanın İŞKUR müracaat kayıt evrakı
- Çalışan 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
- Yabancı çalışanlar için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi
İşe devam eden çalışanın Özlük Dosyasına eklenmesi gereken evraklar;
- Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri
- Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri
- İzin ve iş göremezlik raporları
- İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
- Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
- Çalışan hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, çalışandan istenen savunma talep yazısı, çalışanın savunması, çalışana verilen uyarılar
- Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar
- terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları
- Performans değerlendirme formları
- İş kazası tutanağı
- Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek çalışanın rızasını gösteren belge
- Çalışanların, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
- Çalışan hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar
İşten ayrılışta Özlük Dosyasına eklenmesi gereken evraklar;
- SGK işten ayrılış bildirgesi
- İbraname
- Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
- Fesih bildirimi ¢ İstifa dilekçesi
- Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
- Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
- Çalışana noterle yapılan bildirimler
- İhbarname
Özlük Dosyasına eklenmesinde fayda olan evraklar;
- İşe Başvuru Formu
- İş Teklif Formu
- Özgeçmiş¢ Referans mektupları
- Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
- Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
Özlük evraklarını eksiksiz olarak temin eden, düzenli ve güncel olarak saklayan işverenler; denetimler, yasalar ve davalar karşısında önemli avantajlar sağlarlar.
İlker GÖÇER
