İçindekiler
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman Yönetimi, bir günde faaliyetlere harcanan zamanı organize etme, zamanı etkili bir şekilde kullanabilme ve doğru işe tahsis etmektir. Yapılacak faaliyetleri önemlerine göre sıralamayı ve her birini belirli zaman dilimleri içinde gerçekleştirmeyi kapsar. Yapılacak işleri planlamak ve öncelik sırasına koymak zamanı çok daha etkin kullanabilmek adına büyük bir önem taşır. Bunu yapabilmek için etkili zaman yönetimi teknikleri kullanılabilir. Bu teknikler ise; Pomodoro Tekniği, Kanban Tekniği ve Eisenhower Matrisidir.
Pomodoro Tekniği
Pomodoro tekniği etkili zaman teknikleri arasında yer alır. Uygulaması oldukça basit bir yöntemdir. Bu teknik ismini yazarın 90’lı dönemlerde kullandığı domatese benzeyen zamanlayıcıdan alır. Buradan da anlaşıldığı gibi Pomodoro, zamanlayıcı kullanarak zamanı etkili kullanmayı sağlayan bir sistem olarak tanımlanır. Bu yöntemde, herhangi bir zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarladıktan sonra çalışmaya başlatılır. Ayarlanan 25 dakikanın sona ermesinin ardından 5 dakikalık bir mola verilir. Toplamda harcanan bu 30 dakikalık süreye 1 Pomodoro denir. Yapılacak işin yoğunluğuna ve vaktine göre arka arkaya 4 Pomodoro yapılabilir. Her 4 Pomodoro sonrasında ise 15 dakikalık daha uzun bir mola verilmesi önerilir. Bu teknikte yapılacak işi zaman dilimlerine ayırıp kısa molalarla destekleyerek dikkat dağınıklığının minimize edilmesidir. Böylece zamanı verimli ve etkin kullanarak işin yapılması hedeflenir.
Kanban Tekniği
Kanban Tekniği, 1940’larda Toyota fabrikasında çalışan bir mühendisin iş ve işçi verimliliğini arttırmak için geliştirmiş olduğu bir tekniktir. Kanban kelimesinin kökeni antik Japonya’ya kadar dayanmakta Tahta ve Tabela olmak üzere iki anlam ifade etmektedir. O zamanlardaki amacı fabrikadaki iş akışını daha kolay hale getirmek hedeflenirken, günümüzde her iş alanında kullanılabilmektedir. Kanban tekniği iki prensibe dayanmaktadır: Görselleştirmek ve Sınırlandırmak. Bu zaman yönetim tekniğinde işleri görselleştirirken 3 ana başlık altında sıralayarak uygulanır.
Bunun için bir pano veya uygun gördüğünüz bir zemin ve postit kullanarak;
- İlk başlıkta “Yapılacaklar” başlığı adı altında yapılacak işleri postitlere veya kartlara maddeler halinde sıralayarak yazabilirsiniz.
- İkinci başlıkta, ‘Yapılacaklar’ adı altında yazdığınız konuları yapmaya başladığınızda yapacak olduğunuz işleri “Yapıyor Olduklarım” başlığı altında maddeler halinde yazabilirsiniz.
- Son başlıkta ise “Yapıyor Olduklarım” bölümündeki işler bitirdiğinde ‘Yaptım’ başlığı adı altına yazabilirsiniz. Yaptım dediğiniz işi görselleştirdiğinizde beyninizdeki aktivite farkı daha da belirgin bir şekilde oraya çıkmaya başlar. Buradaki amaç; bitirilmiş işleri görmemizi sağlayarak, diğer işlerin bitirilmesi için kendinizi motive etmektir.
Eisenhower Matrisi
Eisenhower Matrisi, eski ABD başkanı Dwigh David Eisenhower’ın geliştirdiği bir etkili zaman yönetim biçimidir. Eisenhower Matrisi, yapılması gereken işleri “Acil”, “Acil değil” ve “Önemli”, “Önemli değil” şeklinde 4 kısma ayrılır. Böylece yapılması gereken işler önceliklerine göre sıralandırılır.
- Acil ve Önemli: Hemen yapılması gereken işlerdir. Öncelikli olarak yapmanız gereken, bitiş süresi yaklaşmış veya ertelenemeyecek olan işlerdir.
- Acil Değil ve Önemli: Zaman belirlemek gerekir. Uzun vadede yapılması gereken önemli işleri belirtmek için kullanılır. Hemen yapılması gerekli olmayan, fakat belirli bir süre içinde yapılması şart olan işler belirtilir.
- Acil ama Önemsiz: Sizin belirlemediğiniz şekilde ortaya çıkan planlanmamış işleri belirtir. Aniden gelen acil e-mailler, telefonlar, mesajlar vb. örnek verilebilir. Başkasına yönlendirebileceğiniz işlerdir.
- Acil Değil ve Önemsiz: Sonraya erteleyebileceğiniz işlerdir. Yapmanız gereken, yaparsanız tamamlanacak ama yapmazsanız da bir problem oluşturmayacak işlerdir.
