İŞ TOPLANTILARINDA ETKİLİ İLETİŞİM

İş görüşmeleri kişilerin hayatını önemli ölçüde etkileyebilen bir yapıya sahip. Etkili iletişim konusunda tecrübe edinerek mülakatların rahat ve etkili geçebileceğini söyleyen Dr. Öğr. Üyesi Zeynep Burcu Şahin, 10 adımda iş görüşmesinde yapılması ve yapılmaması gerekenleri anlattı.


Biriyle ilk tanışmada çok kısa sürede bir fikir oluşur. Kişi çoğu zaman bu fikrin kaynağını bilemez. 10 saniyelik çok kısa bir zaman zarfında beyin, karşısındakinin beden dilinden giyimine, kullandığı aksesuarlara, ses tonunun uyandırdığı hisse kadar birçok unsuru analiz eder ve iletir. Birinde olumlu ya da olumsuz bir ilk izlenim bırakmak çok kısa bir sürede gerçekleşir. İş görüşmelerinde iyi bir izlenim bırakmak için etkili iletişim yollarını öğrenip uygulayarak başarılı bir mülakat geçirmenin mümkün olduğunu söyleyen İstanbul Gelişim Üniversitesi (İGÜ) Uygulamalı Bilimler Fakültesi, Halkla İlişkiler ve Reklamcılık Bölümü’nden Dr. Öğr. Üyesi Zeynep Burcu Şahin, sözlü iletişim dışında beden diliyle de ifade yolları olduğunu belirtti.

TAKLİT EDİLMESİ EN ZOR DUYGU SAMİMİYET

Duruş, bakış, ses tonu ve vurguların, ruh halinin bir yansıması olduğunun göz ardı edilmemesi gerekiyor. İletişimde taklit edilmesi en zor duygunun samimiyet olduğunu belirten Dr. Öğr. Üyesi Zeynep Burcu Şahin, “Karşımızdaki kişi beden dili okuma hakkında bilgi sahibi olmasa dahi içgüdüsel bir biçimde samimiyetimizi ve güvenilirliğimizi büyük ölçüde algılayacaktır.” diyerek,  sözsüz iletişimin sadece beden dilinden, kullanılan jest ve mimiklerden oluşmadığını; tercih edilen renkler, kullanılan aksesuarlar, giyim tercihlerinin ortama uygunluğunun da kişi hakkında fikir verebileceğini belirtti.

İçindekiler

Toplantı Gündemine Hakimiyet

İş toplantılarında etkili iletişimin ilk sırrı, toplantının amacına hakim olmak ve öncesinde hazırlık yapmaktır. Öncesinde hazırlanan sorular ve sunulacak görüşlerin taslak şeklinde dahi olsa hazırlanması toplantı esnasında kolaylık sağlayacak, oluşabilecek aksaklıkları önleyecektir. Toplantı gündemine önceden hakim olmak ve plan oluşturmak, toplantı gündemi ile ilgili olmayan konuların konuşulmasıyla oluşabilecek zaman kaybına engel olmak açısından da oldukça önemlidir.

İyi Bir Dinleyici Olmak

Kurum içinde iletişim yöntemleri tek yönlü ve çift yönlü olarak ikiye ayrılmaktadır. Tek yönlü iletişimin öğeleri; mektup, afiş, dergi, broşür, dilek ve şikayet kutuları gibi araçlardan oluşurken, toplantı gibi belirli bir amaç için birkaç kişinin bir araya geldiği durumlar çift yönlü iletişimin bir öğesidir. Çift yönlü bir iletişimde kişilerin birbirini dinlemesi sürecin verimliliği ve anlaşmazlıkların engellenmesi açısından oldukça kritiktir, etkili iletişimin de öncelikli noktası iyi bir dinleyici olmaktır. İyi bir dinleyici olmak, söz söyleme sırası geldiğinde diğer kişiler tarafından saygı görmek açısından da önem taşımaktadır.

Etkili Beden Dili Kullanımı

Bir iş toplantısının katılımcıları, jest ve mimik hareketleri ile toplantının enerjisini kolayca etkileyebilir. İş toplantılarında sadece sözlü iletişimin etkililiğini sağlamak yeterli değildir, katılımcılar beden dilini kullanarak karşılarındaki kişilere birçok şey anlatabilirler. Bu konuda özellikle şu noktalar önem taşımaktadır; konuşurken toplantının diğer katılımcılarıyla veya konuşmacı kişi ile göz teması kurmaktan kaçınmamak, oturma ve duruş pozisyonuna dikkat etmek, katılımcılara endişeli, gergin, sinirli olarak hissettirebilecek tavırlardan uzak durmak… Özellikle toplantı sırasında kolların kavuşturulmaması dikkat edilmesi gereken noktadır, konuşmacıyı kolları kavuşturarak dinlemek fikirlerinin önemsenmediğini hissettirebilir.

Bu noktada ses tonunun önemi de es geçilmemelidir, ses tonunun doğru kullanılması; konuya olan hakimiyeti, sunulan fikrin geçerliliğini ve özgüveni hissettirme açısından oldukça etkilidir.

Toplantının Sonuna Kadar Dağılmayan Dikkat

Toplantının etkili bir şekilde sürmesi için dikkat dağıtacak durumların ortadan kaldırılması gerekir. Özellikle cep telefonlarının toplantı öncesinde sessize alınması, toplantı sürecinde telefon, kalem gibi farklı araçlarla ilgilenilmemesi, odağın sadece konuşan kişilerde olması önemlidir. Dikkat dağılmasına neden olabilecek bir diğer örnek ise sürekli saate bakılmasıdır. Toplantı sürecinde saate bakılması diğer kişileri rahatsız edebilir ve fikirlerini sunmaktan vazgeçirebilir.

Etkili iletişimin sağlanması; toplantıların daha verimli ve üretken hale getirilmesine katkı sunarken, oluşabilecek anlaşmazlıkları etkileyebilir ve zamanı verimli kullanmayı sağlar. Toplantı öncesinde gündeme hakim olunması, toplantı sürecinde zamanın etkili yönetilmesi ve toplantının amacı ile ilgili olmayan konulardan uzak durulması, etkili bir dinleme, beden dili ve toplantı sürecinde dağılmayan dikkat ile verimli bir toplantı yürütülebilir.

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Bültene Abone Ol
en son haberleri, duyuruları, ilanları, etkinlikleri almak için abone ol
İstediğiniz zaman abonelikten çıkabilirsiniz