Applicant Tracking System (ATS), Türkçeye “aday takip sistemi” olarak çevirebileceğimiz yazılım programları, iş başvuruları için gönderilen özgeçmişleri filtreleyerek gruplandıran, insan kaynakları çalışanlarının işini kolaylaştıran paket programlardır. Yurt dışındaki ya da Türkiye’deki büyük firmalara başvuru yapacak işsizlerin, işini değiştirmek isteyenlerin mutlaka bilmesi gereken ATS’ler, özgeçmiş ön elemelerini insan faktörünü ortadan kaldırarak objektif şekilde yaparlar.
İlgili pozisyonlara yapılan çok sayıda başvurunun hızlı ve kolay bir şekilde süzgeçten geçirildiği bu uygulamalar, özellikle gelişmiş ülkelerde yoğun şekilde kullanılmaktadır. Eğer yurtdışında bir firmaya başvuru yapacaksanız, özgeçmişinizin ilgili yetkiliye ulaşmadan önce bu programlardan geçmesi muhtemeldir. Mesela Johnson & Johnson ve Tesla için iş başvurunuz Taleo ATS programından geçecekken, Coca Cola başvurunuz Workday ATS’den ve Amazon için yapacağınız başvurunuz iCIMS ATS programından geçecektir. Eğer ATS’lerden geçmesi muhtemel bir özgeçmiş hazırlamadıysanız, siz; “neden hala geri dönüş alamadım” diye düşünürken özgeçmişiniz insan eli değmeden, değerlendirilmeyecek yığınlar arasındaki yerini çoktan almış olacaktır. Bu nedenle özgeçmiş düzenleme üzerine uzmanlar saati 50$ dan başlayan ücretler talep ederken 1000$ a kadar paket fiyatlar sunabilmektedir. Bu işi profesyonel yapan şirketlerin sayısı da azımsanacak gibi değil.
ATS’ler Nasıl Çalışır?
ATS’ler özgeçmişinizi bir filtreden geçirdikten sonra aşağıdakine benzer şekilde gruplayarak işe alım uzmanlarına sunarlar.
Bu örnek üzerinden gidersek işe alım yetkilisi için önemli olan unsur “management score” ise başvuruları bu şekilde sıralaması tercih yapması için kolaylaştırıcı olacaktır.
Programların temel mantığı ilgili iş pozisyonu için talep edilen kelimeler ile başvuranların özgeçmişlerindeki kelimeler arasındaki eşleşme üzerinedir. İşe alım yetkilisinin üzerinde durduğu kelimeler özgeçmiş filtrelemesindeki belirleyici unsurdur.
İlgili başvurunun hangi meslek/bölümlerle ne kadar uyumlu olduğu da ATS’ler sayesinde kolayca analiz edilebilmektedir. Tecrübeniz ve bilginiz ne kadar olursa olsun, insan faktörünü en aza indiren ATS’ler nedeniyle mükemmel adaylar hiç mülakata bile davet edilmeyebilir. Bu nedenle başvuru yaptığınız ilan ile özgeçmişinizin uyumlu olması, ATS’leri geçip ilgili yetkililerin eline geçmesi için gereklidir.
ATS Uyumlu Özgeçmiş Nasıl Hazırlanır?
Mükemmel eşleşme için ATS programının çalışma mantığını iyi kavramalısınız. Sanırım şu anda özgeçmiş hazırlamaya ayırdığınız zamanın olması gerektiğinden ne kadar az olduğunu fark ediyorsunuzdur. Bir ilana başvuru yapmaya karar verdiğinizde öncelikle o ilandaki anahtar kelimelere odaklanmalısınız. En çok tekrarlanan kelimeler genelde bunlardır. Bunun dışında aynı meslekteki başka iş ilanlarına da göz atabilirsiniz. Bu sayede özgeçmişinizde vurgulamanız gereken kelimeleri belirleyebilir, cümlelerinizi ona göre hazırlayabilirsiniz. ATS uyumlu özgeçmiş hazırlamanın ön koşulunu gerçekleştirdikten sonra dikkat edilmesi gereken birtakım diğer unsurları aşağıdaki gibi ifade etmeye çalıştım.
- İlgili pozisyon, meslek adı olarak kesinlikle özgeçmişinizde bulunmalıdır. Bana göre bunun en kolay yolu doğrudan kendinizden bahsettiğiniz ön bilgi kısmında değinmenizdir. Örneğin “employment counselor” pozisyonu için başvuru yapacaksınız diyelim,
- Alt bilgi ya da üst bilgiye bir şey yazmayın. Özgeçmişlerde hem yerden tasarruf etmek hem de şıklık açısından başvurulan bu yöntem, özellikle iletişim bilgilerinin üst bilgi kısmında yer alması, hiç aranmamanıza neden olabilir çünkü ATS’ler üst ve alt bilgileri okuyamayabiliyorlar.
- İlgili pozisyon için önemli olan yetkinlikleri kelime olarak sık tekrarlamanız, ATS sıralamasında sizi öne çıkaracaktır. Mesela bir yazılım mühendisi pozisyonu için “Python” bilmek önemliyse, özgeçmişinizde birkaç kere “Python” kelimesini vurgulamaya çalışın.
- Resim ya da grafik kullanmayın. ATS’ler marjinalliğinizi cezalandıracaktır.
- Eğer özgeçmişinizi maddeler halinde hazırladıysanız maddelerin önünde ok, yıldız gibi belirteçler kullanmaktan kaçınmalısınız çünkü ATS’ler bunları bozuk kod olarak algılayabilirler. Bu da başvurunuzu sekteye uğratabilir. İlla belirteç gerekiyorsa sade bir şey seçmeye özen gösterin.
- Özgeçmişinizi pdf formatında göndermek sorun yaratabilmektedir. ATS’ler pdf formatını okurken zorluk yaşayabiliyorlar. Bu nedenle word (doc) ya da düz metin (txt) uzantılı göndermek daha mantıklı olacaktır.
- Seçtiğiniz özgeçmiş formatı ve yazı karakteri. Taramayı yapacak olan bir bilgisayar programı olduğu için, taramayı yapabileceği en sade format tercih edilmeli ve en okunaklı yazı karakteri seçilmelidir ki ben “calibri” tercih ederim. Ayrıca ilgili özgeçmişinizin boyutu da ATS’ler için önemlidir. Malumunuz bir bilgisayar programından mucize yaratmasını beklemeyin. Özgeçmişiniz ne kadar küçük boyuta sahipse o kadar rahat taranacaktır. Hazırladığınız dosyanın 80 kb geçmemesine özen gösterin.
- Hazır olduğunu düşündüğünüzde son olarak özgeçmişinizi kopyalayıp “düz metin” dosyasına yapıştırın. Bozuk ya da eksik karakter varsa orada gözükecektir.
Kendi deneyimlerimden, değerlendirdiğim özgeçmişlerden ve okumalarımdan sonra aklıma gelenleri uygun şekilde paylaşmaya çalıştım. İşinize yarayacağını düşünüyorum.
Soru ve önerileriniz için; akinyilmaz.cv@gmail.com
AKIN YILMAZ
