İçindekiler
Eisenhower Matrisi: Etkili Zaman ve Görev Yönetimi
“Önemli olan nadiren acildir, acil olan ise nadiren önemlidir.”
Dwight D. Eisenhower
Hepimiz zaman zaman yoğun iş temposuyla birlikte birçok görev arasında sıkışıp kalabiliyoruz. Zaman kısıtlıyken ve birçok bekleyen iş varken tüm bunları nasıl planlayacağımızı düşünüp stres olabiliyoruz. Stres, konsantre olmamızı engelliyor ve işin içinden çıkmamızı zorlaştırıyor. Doğru bir zaman ve görev yönetimi ile bu durumun üstesinden gelebiliriz. Peki ama bu nasıl mümkün olabilir? Burada Eisenhower Matrisi devreye giriyor. Matrisin amacı, görevlerimizi bir bütün olarak görebilmemize ve bu görevleri önceliklendirmemize yardımcı olabilmektir.
Matris adını Dwight David Eisenhower’dan almıştır. Dwight D. Eisenhower, 1953-1961 yılları arasında ABD’nin 34. Başkanıydı. II. Dünya Savaşı sırasında Avrupa Müttefik Kuvvetleri’nin Başkomutanı olarak görev yaptı. İnanılmaz üretken bir hayatı vardı ve bu üretkenliğini yıllarca sürdürebilmeyi başarmıştı. Yoğun iş temposunun yanında yağlı boya ve golf gibi hobilerine de vakit bulabiliyordu. Eisenhower, Eisenhower Matrisi olarak adlandırılan basit ama akıllı bir üretkenlik sistemine sahipti. Yıllar sonra yazar Stephen Covey, Eisenhower’ın çerçevesini “Yüksek Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” adlı kitabında popüler hale getirdi.
1 Eisenhower Matrisi (Önceliklendirme Matrisi) Nedir?
Eisenhower Matrisi (Eisenhower Kutusu, Önceliklendirme Matrisi olarak da adlandırılır) görevler arasında aciliyet ve öneme dayanan basit bir karar verme aracıdır. Matris dört ana kadrandan oluşur. Önem ekseni (dikey), aciliyet ekseni (yatay). Bütün görevler bu kadranlara yerleştirilir ve önem ve aciliyet derecelerini gözle görmek mümkün hale gelir.
Bu matrise göre eylemlerinizi 4 gruba göre ayırabilirsiniz:
1-Acil ve Önemli – Hemen Harekete Geç: Bu gruptaki işler öncelik düzeyi en yüksektir ve birincil odak noktanız olmalıdır. Genellikle 24 veya 48 saat içinde yapılması gereken işlerdir. Bu alandaki işleriniz için hemen beklemeden harekete geçin. Örneğin, bir veya iki gün içerisinde sunmanız gereken bir rapor bu kategoride yer alabilir.
2- Acil Değil ve Önemli – Ne zaman Yapacağına Karar Ver/Planla: Bu gruptaki işler önemli ancak kesin bir son tarihi olmayan uzun vadeli hedefler ve görevlerdir. Acil ve önemli kısımdaki işleri yaptıktan hemen sonra bu kısma geçmelisiniz. Bu gruptaki işler genellikle kendi isteklerinizle ilgilidir. Kişisel ve mesleki hedeflerinize ulaşmanızda önemli rol oynarlar. Planlamanızı doğru yapıp bu etkinlikler için yeterli vaktiniz olduğundan emin olun. Örneğin, egzersiz yapmak, aileyle vakit geçirmek, terfi almak bu kategoride yer alabilir.
3- Acil ve Önemli Değil – İşi Başkasına Devret: Bu gruptaki işler çok önemli olmayan ama kısa sürede tamamlamanız gereken işlerdir. Takım çalışmasının devreye girdiği yer burasıdır. Bu gruptaki işler genellikle çalışma arkadaşlarınızın rica ettikleri işlerdir. Yeniden planlayıp planlayamayacağınıza veya başkasına yetki verip veremeyeceğinize karar verin. Örneğin, e-posta ve telefon görüşmelerini yanıtlamak bu kategoride yer alabilir.
4-Acil Değil ve Önemli Değil – Ortadan Kaldır/Daha Sonra Yap: Bu gruptaki işler hedefleriniz için önemli olmayan ve acil olmayan işlerdir. Yapsanız da olur ama yapmazsanız hayatınızda bir fark yaratmayacak işlerdir. Üretkenliğinize zarar verebilir. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız mümkün olduğunca yapmaktan kaçının. Örneğin, sürekli telefonu ve mailleri kontrol etmek, zamanı boşa harcayan aktiviteler ve diğer kötü alışkanlıklarınız bu kategoride yer alabilir.
